Bradt, Thorsten

Outlook bietet zahlreiche Ansätze, um eine „mächtige“ Arbeitsumgebung zur Organisation von Terminen und Vorhaben – gerade in der Teamarbeit – zu schaffen. Als ein Wesenskern des Büromanagements bedingt ein gekonntes Zeit- und Aufgabenmanagement jedoch die Ausarbeitung konsistenter Arbeitsabläufe (Workflows), an denen sämtliche Beteiligte – nicht zuletzt im Rahmen der neuen Outlook-Gruppen – ihre Arbeit ausrichten müssen. Besonders „Teamkalender“, deren Grundlage Kalendergruppen darstellen, begünstigen eine transparente Zusammenarbeit zentraler und besonders dezentraler Teams sowie deren verbindliche Kommunikation durch automatisch aktualisierte Daten. Highlights: Kalender-Modul – Zuweisung von Terminen in (mobilen) Arbeitsgruppen Aufgaben-Modul – Verwaltung von Vorhaben, auch in der Projektarbeit Wechselseitige Verknüpfung von Terminen und Aufgaben Automatisierung von Arbeitsabläufen auch über die Produktivitätscloud Das PLUS: Theorie des Zeit- und Aufgabenmanagements (Exkurs) Für eine erfolgreiche Teilnahme sind keine spezifischen Vorkenntnisse erforderlich.

Outlook ermöglicht ein solides Kundenbeziehungsmanagement (engl. Customer Relationship Management, CRM). Aus einer schlüssigen Konfiguration entsprechender Optionen im „Backstage“-Bereich bzw. durch eine detaillierte Anpassung des Kontakte-Moduls selbst ergeben sich weitreichende Möglichkeiten zur Kontaktpflege, die in der Praxis zumeist nur wenig Beachtung finden. Ein professionelles Kundenbeziehungsmanagement erfordert über die rein technischen Voraussetzungen ein gewisses theoretisches Grundlagenwissen – etwa über Aspekte zu Ziel- und Bedarfsgruppen oder zur kundenorientierten bzw. kundenzentrierten Vorgehensweise. Besteht dieses, lassen sich weitere Anwendungsszenarien erschließen. Highlights: Grundlegende Outlook-Einstellungen zur Pflege von Kontakten Einrichtung von Einzel- und Kontaktgruppen („Verteiler“) Planung von Outlook-Datenbanken (Adressbücher u. ä.) Kompatibilität mit weiteren Outlook-Modulen und Word Das PLUS: Theorie des Kundenbeziehungsmanagements (Exkurs) Für eine erfolgreiche Teilnahme sind keine spezifischen Vorkenntnisse erforderlich.